Правилата не са за литературно четене
Правилата и процедурите не са за литературно четене, а за спазване и прилагане. Въпреки това, поради някакви причини, те понякога не се спазват в екипите. Малко по-късно ще изброя някои от тези причини. Но нека преди това си припомним защо въобще се въвеждат правила и процедури в един екип или компания. Основната причина е да се улесни работата. Да се създадат ясни стандарти. Да има предвидимост.
Точно както всяко лекарство, така и всяко правило или процедура може да има странични негативни ефекти.
Например процедура за закупуването на материали или услуги по определени правила може да има много положителни страни – оптимизиране на цените, ясни стъпки за планиране и доставка и т.н. Страничните негативни ефекти тук може да бъдат, че спешните поръчки трудно се организират. Това затруднява работата, а понякога може да доведе и до загуби. Така в един момент оптимизирането на процеса на покупки започва да генерира загуби заради тромавост на процедурата. Или заради нежеланието на доставчиците да откликват бързо и партньорски, след като вече са им били извити ръцете да предложат почти неизгодни за тях самите условия. Така формално има добри условия за компанията. Но леко вгорчени взаимоотношения с доставчиците. Не винаги. Но често.
Този пример от практиката е само за напомняне, че добрите намерения за създаване на правила и процедури обичайно имат и някои негативни странични ефекти. Оттук идва и въпросът: “При какви случаи е уместно правилата да се нарушават?”.
Ето някои други причини, поради които хората в екипите нарушават правилата и процедурите:
- Тези правила и процедури са създадени повърхностно и набързо (за конкретна ситуация), но в дългосрочен план спъват работата. Например, набързо се създава правило “В срещите да говори само един човек и да няма прекъсвания”. Това работи добре, ако хората са сензитивни към слушащите и си подават думата един на друг. Но това правило по никакъв начин не би работило, ако говорещите имат склонност да се отнасят в безкрайни тиради по несвързани теми. Тогава това правило повече пречи, отколкото помага.
- Правилата важат за едни, а за други – не. От това следва демотивация и саботиране. Типичен пример е правилото “Да не се ползват телефони в срещите”. И в същото време мениджърът на екипа си чати по телефона. Независимо с кого. Правилата са правила, ако важат за всички.
- Хората не разбират смисъла на правилата. Така например, когато разберат, че ако се разхождат в производството или в склада без предпазни обувки, пръстите на краката им може да станат на кайма само от един паднал палет – тогава няма нужда от напомняне за спазване на правилата.
- Самоконтролът е изместен от контрол. Също като в горния пример – най-добър източник на контрол при хората е самоконтролът. И в работата, и в живота. Ако хората разчитат на външен контрол, без да осъзнават смисъла на правилата за себе си и другите, тогава вероятно ще ги нарушават. Пример в това отношение е нарушаването на правилата по пътищата. Вместо да се говори за смисъла от животоспасяващото ограничение на скоростта и прилагането на самоконтрол, хората се фокусират върху това да избегнат чуждия контрол на пътните полицаи.
- IQ-то на някои хора се доближава до телесната им температура. Защо ли има инструкции в тоалетните на толкова много фирми за това как точно хората да си измият ръцете? Дали не могат да си измият ръцете без писмени инструкции? Кой се доверява на хора да взимат самостоятелни решения за милиони левове и в същото време не им се доверява за това самостоятелно да си мият ръцете? Грешка при наемането? Или грешка в управлението?
- Излишните и затормозяващи правила подкопават вярата в правилата изобщо.
Един от принципите, който може да ви помогне да вземете решение за това дали да се спази, или да се наруши определено фирмено правило, е да погледнете на цената, която ще трябва да платите за това нарушение. Дългосрочно и краткосрочно. Освен това – не само финансово, но и нефинансово. Под нефинансово имам предвид цената на загубеното доверие, увеличената демотивация и т.н., които ще се появят тогава, когато хората забележат, че се толерира нарушаването на правилата. Но това не е истинският проблем. Истинският проблем е, че не се разяснява контекста и голямата картина за това защо дадено правило се нарушава. Ако това се направи, хората ще проявят разбиране, и здравият разум ще надделее. Но ако се нарушават правила и процедури, без ясно да се обясни защо това се прави като изключение, тогава стойността на правилата постепенно ще започне да ерозира.
